19-Clotûre de projet L200

Levée des remarques

Après la fin des travaux,  lors de la réception provisoire, la liste des remarques est établie pour mettre le chantier en conformité avec la dernière offre approuvée par le client. L’objectif est d’avoir l’ensemble des remarques levées et les décomptes finalisés, approuvés et facturés dans un délai de max 30 jours après la réception provisoire.

​Litiges

• • • Si un litige est constaté en cours de chantier ou à la réception provisoire, le chef de projet propose immédiatement la façon de résoudre le litige et le délai (ex : confrontation sur chantier, accord à l’amiable, désignation d’un expert neutre, procédure judiciaire, intervention d’une assurance, etc.). Il en informe immédiatement sa hiérarchie.

​Suppléments

• • • Lors du chantier ou lors de la réception provisoire, des suppléments peuvent être demandés par le client.
    • Si leur délai d’exécution est inférieur aux max 30 jours après la réception provisoire, ces suppléments seront exécutés en même temps que la levée des remarques et facturés lors des décomptes
    • Dans le cas contraire, ces suppléments feront l’objet d’une facturation séparée en dehors des décomptes afin de ne pas retarder la facturation principale du chantier.

Décomptes

• • • Les décomptes de fin de chantier donnent une situation finale de ce qui est à facturer au client. Ils reprennent l’ensemble des variations (à la hausse comme à la baisse) par rapport à la dernière offre approuvée par le client.

​Responsabilité

• • • Les décomptes sont établis par le chef de projet. Il est de sa responsabilité de vérifier pour chaque poste ce qui a effectivement / n’a pas été réalisé par rapport à la dernière offre approuvée par le client.

​Mise à jour des variations

• • • Suppléments (Voir procédure de demande de supplément)
    • Les suppléments engendrés par le chantier seront enregistrés au fur et à mesure de leur apparition dans la grille de chiffrage, au bas de la page correspondant à l’intervenant (sous-traitant ou mobilier).
    • Ces suppléments sont soit liés à une demande du client ou aux contraintes techniques rencontrées pendant le chantier. Ils sont communiqués par l’intervenant au chef de projet dès leur apparition.

​Métrés

• • • Lorsque les recouvrements de sol/murs constituent un poste important (ex : marbre), une vérification des métrés sera effectuée sur chantier par le chef de projet AVANT d’approuver la facture du sous-traitant.

​Postes non réalisés

• • • Le chef de projet vérifiera scrupuleusement que  tout poste non réalisé soit éliminé des décomptes.
    • Notification à la comptabilité (Voir procédure de facturation des clients)
    • Dès l’envoi des décomptes au client, le chef de projet encodera dans Axapta le « Montant à facturer » final ainsi que la date de « Décomptes envoyés ». Une proposition de facture lui sera soumise pour validation 7 jours plus tard. Si le chef de projet n’a pas encore reçu l’accord du client, il pourra soumettre une nouvelle date dans Axapta.

​Timing

• • • Les décomptes doivent être successivement établis, communiqués au client, approuvés par celui-ci et facturés au plus tard 30 jours après la date de réception provisoire du chantier.

Débriefing

• Approche pragmatique :
• • Toutes les 6 semaines
  • Tous chantiers confondus
• Approche puriste :
• • Dès l’avant-projet : collecte des remarques
  • par chaque membre de PLUO
  • sur le formulaire de débriefing Ax
  • En fin de chantier : débriefing formel

Facturation des clients

•  Voir « Procédure de facturation des projets au client - Retail et Pharma (L200-L600) - v6 »

Approbation des bons à payer

• Réception facture à la comptabilité => encodage et alerte Odoo "Validation des bons à payer" vers celui qui a encodé la demande d'achat
• • Si écart p.r. demande achat, décider/noter en remarque
  • • Refuser
    • Accepter et répercuter vers le client
    • Accepter sans répercuter vers le client
  • Autoriser le paiement dans ODOO jusqu’à max 90% du total du BC
  • • Retenir la dernière tranche du BC de 10% jusqu’à l’accord final du client sur ce poste
    • ATTENTION les 10% se calculent sur le total du BC, pas sur la dernière facture
    • Paiement du solde 10% après accord final du client sur les remarques levées par le sous-traitant concerné