Procédure encodage d’une société (client ou prospect) et d’une personne de contact 

Les sociétés et les personnes de contact se trouvent dans CONTACTS

Ex : vous avez besoin de créer une opportunité sur la société NATUREX et votre contact est Md Joséphine Autaquet.  Avant de créer l’opportunité, occupez-vous de la société et personne de contact. Vous irez ensuite rechercher ses informations lors de la création de votre opportunité.

Dans odoo une personne de contact est appelée un PARTICULIER.

0. Vérification dans la BD des contacts si la société et la personne de contact existe déjà

->taper dans la barre de recherche NATUREX. Odoo va vous sortir la société Naturex (et éventuels doublons) et toutes les personnes de contact liées à Naturex.

Dans ce cas précis, ce que vous voyez a parfaitement été encodé : on a une seule fois NATUREX en tant que société (pas de doublons) et elle est bien reprise comme société (petit immeuble en jaune) et on a 3 personnes de contact différentes (pas de doublons) qui sont bien repris comme personnes de contact = Particulier (petit personnage en bleu). -> ce n’est pas toujours le cas. Il faut alors corriger cela et enlever les doublons (voir plus loin – point 3). Ici on continue avec notre ‘cas’ déjà nettoyé.

Nous avons donc ici la société NATUREX mais pas la personne de contact Joséphine Autaquet.

1. Création d’une personne de contact quand la société existe déjà

Aller sur NOUVEAU

Vous arrivez sur cette fenêtre :

Compléter la fiche en commençant par décocher Société et en cochant PARTICULIER. La fenêtre va alors automatiquement changer ! Vous allez voir apparaitre en dessous du nom de la personne de contact un champ : Nom de la société.

Comme la société NATUREX existe déjà dans les CONTACT odoo vous allez aller la rechercher en tapant NATUREX dans le champ: Nom de la société.

Comme ici il n’y a pas de doublons dans CONTACT, elle n’apparait qu’une fois (d’où l’importance de d’abord vérifier dans la banque de données de CONTACT qu’il n’y a pas de doublons pour les sociétés). ->cliquez sur le nom de la société sur la barre grisée.

Les coordonnées de NATUREX vont automatiquement s’importer sur la colonne de gauche de la fiche du PARTICULIER à vous maintenant de remplir les coordonnées de votre personne de contact dans la colonne de droite (Important de mettre la bonne langue pour les NEWS)

=> Par sécurité vous pouvez cliquer sur le petit nuage pour enregistrer vos informations mais en principe c’est automatique.

Voilà votre nouvelle personne de contact est créée.

Pour le vérifier, cliquez sur contact pour revenir en arrière

Votre fiche est bien là..

3. Création d’une Société et une personne de contact

Imaginons qu’après avoir fait une recherche dans odoo la société n’existe pas encore.

Ex. j’ai besoin de créer une opportunité sur la société YOUCANDREAM et ma personne de contact est Brad Pitt.

=> Cliquer sur l’onglet nouveau

=> Vous aller créer la fiche société et personne de contact en une seule fois.

Commencer par la personne de contact > indiquer le nom et coordonnées à droite

=> Allez ensuite sur le champ ‘Nom de société’ et taper le Nom de la société > Odoo vous propose ce qui est en vert > cliquez sur Créer et modifier pour arriver sur la fiche de la société YOUCANDREAM afin de la compléter

=> Complétez la fiche

=> Voilà la fiche société et la fiche du contact liée à la société sont créés. La spociété est bien avec un immeuble et la personne de contact avec un personnage

4. Nettoyage de doublons et de mauvais encodages 

Imaginons que vous devez créer une opportunité sur la société MENATAM (EGGO) et que votre contact est Marceline Cutsem.

Avant de créer l’opportunité, profitez-en pour nettoyer la BD des contacts.

=> Ici en tapant EGGO dans la barre de recherche vous tombez sur des erreurs d’encodage :

Les deux premières fiches sont des doublons de sociétés. > on voit qu’il n’y a pas de nom de personne donc ce sont des sociétés.

On peut garder celle qui est la plus complète mais surtout et avant tout garder celle sur laquelle il y a une piste/opportunité s’il y en a une  (petite étoile verte)

=> Aller dans la vue Liste pour fusionner les 2 fiches sociétés

=> Il y a une petite vidéo ici qui explique comment fusionner des contacts :  https://web.pluo.be/slides/slide/fusion-de-contacts-30?fullscreen=1

=> Une fois fusionnées, vérifier que la fiche restante soit bien complète et si nécessaire complétez les infos. Pour ce retourner sur la vue Kanban.

=> Vous allez maintenant corriger les fiches des personnes de contact pour qu’elles soient encodées comme des Particuliers et pas des Sociétés > cliquez sur la fiche

=> Vois devez cocher Particulier

=> Vous devez relier la personne de contact à la société.

Vous voyez déjà un nom de société mais comme vous avez fait des modifications sur la fiche Société juste avant (fusion et ajout d’infos), vous devez vous assurer de récupérer la bonne fiche de société avec toutes ces informations. Pour ce faire, effacer le nom de la Société qui apparait automatiquement et retaper là pour que odoo recherche et recharge la société mise à jour. -> cliquer sur le nuage pour être certain que cela a enregistré la modif.

Dans ce cas si on a METANAM SA qui apparait mais comme on a fusionner des sociéts celle qui reste est METANAM SA - EGGO

Faites le pour toutes les fiches… cliquez en haut sur contact pour revenir sur la vue Kanban

Voilà la fiche est corrigée, on a bien un petit personnage sur la fiche de la personne de contact :

5. Champs obligatoires