05-Gestion de projet L200
RT (réunion technique) avec le chef de projet transmission du dossier
Qui
​Le commercial planifie une RT avec
- le chef de projet
- l’architecte du BE
- le développeur technique
Quand
​Dès la signature de l’offre par le client et au moins 10 semaines avant le début du chantier
Quoi
​Il présente le projet à l’aide des éléments suivants :
- Briefing 2 préalablement rempli
- Analyse de l’offre poste par poste : offre sous-traitants, offre mobilier.
- Dernier Plan 2D
- Rendus 3D
- Photos
- Dernier chiffrage (offre signée)
- Dates prévisionnelles
- Changement de statut dans Odoo
Premier rendez-vous après signature du client
​Envoi de la présentation « La réalisation de votre projet avec PLUO »
​Le commercial fixe un 1er rendez-vous de présentation du chef de projet sur le site à rénover et envoie au client la présentation.
​Présentation par le chef de projet
​Lors de la phase « Projet », le chef de projet devient le principal interlocuteur du client. Il présente au client le PowerPoint « La réalisation de votre projet avec ​PLUO » reprenant
- Préparation du chantier
- Vos interlocuteurs (Ă adapter chantier par chantier !)
- Finalisation des choix
- Réunions de préparation
- Planning
- Exécution du chantier
- Pharmacie provisoire
- Accès
- RĂ©unions de chantier
- Demandes supplémentaires
- Facturation
- Visite des lieux pour le chef de projet
- Passage en revue de l’offre révisée
​Lors de la RT, le chef de projet aura noté les postes requérant une adaptation de l’offre. Un nouveau chiffrage est donc réalisé.
​La nouvelle offre est présentée au client par le commercial qui établit ainsi le lien avec l’offre approuvée par le client
​Choix des matériaux
​Une 1ère ébauche est réalisée en présence du commercial qui maîtrise l’avant-projet et les attentes du client.
Suivi des demandes d'achats
​Exhaustivité : identification des commandes à passer
- Vérification de la complétude des offres fournisseurs après visite de projet et définition des besoins client définitive
- Création des demandes d'achat
- Planning
- Commandes Ă passer
- Création des demandes d'achat (voir ISO)
- Respect des délais : tableau de suivi des commandes
- Respect des facturations fournisseurs/sous-traitants : Tableau de gestion des bons Ă payer
Demandes de suppléments
​Nous parlons de « supplément » quand une demande de la part du maitre d’ouvrage est faite au chef de projet, éventuellement via un intervenant (sous- ​traitant ou un placeur de mobilier). Celle-ci viendra s'ajouter aux travaux initialement prévus et fera donc l’objet d’une facturation supplémentaire.
​L’objectif est double :
- Identifier les suppléments au fur et à mesure en cours de chantier et non lors des décomptes finaux afin de ne pas présenter de surprise pour le client
- Assurer l’approbation des suppléments par le client afin d’éviter tout litige
Principe
​Aucun supplément soumis par un sous-traitant ne sera accepté par PLUO sans la preuve qu’il a été demandé par le client ou par PLUO.
Identification des suppléments
​Chaque intervenant s’organisera pour obtenir une demande écrite datée et signée par le client.
​Afin d’aider les intervenants, une « Boîte de chantier » est mis à disposition sur le chantier. Cette boîte contient
- La déclaration de chantier
- La grille de chiffrage sans les prix : permet de vérifier ce qui est prévu/non prévu dans le chantier
- Les plans relatifs aux sous-traitants et au mobilier
- Les formulaires de demande de supplément : l’intervenant y transcrit la demande du client, le fait signer et dater.
​Il prend ce document en photo et transmet celle-ci immédiatement au chef de projet.
​A défaut de document écrit, l’intervenant communiquera immédiatement par téléphone ou mail au chef de projet la nature de la demande.
RĂ©action du chef de projet vers le client
​Que les demandes aient fait l’objet ou non d’un document signé par le client, le chef de projet réagit selon les cas :
Demandes exceptionnelles :
​A. Si la demande doit faire l’objet d’un chiffrage avant exécution, le chef de projet contacte immédiatement le client pour convenir la marche à suivre
- Exécution immédiate
- Exécution seulement sur base d’une estimation grossière
- Exécution seulement sur base d’un chiffrage précis approuvé
​B. Le chef de projet (ou le Support) met à jour la grille de chiffrage* en indiquant la ligne de supplément dans la rubrique « Eléments complémentaires » prévue ​au bas de chaque onglet. Il transmet toutes les 2 semaines une nouvelle version mise à jour avec ces suppléments chiffrés précisément.
Suppléments mineurs :
​Le chef de projet (ou le Support) met à jour la grille de chiffrage* en indiquant la ligne de supplément dans la rubrique « Eléments complémentaires » prévue au bas de chaque onglet. Il transmet toutes les 2 semaines une nouvelle version mise à jour avec ces suppléments.
​* La version d’offre utilisée est la dernière version approuvée par le client AVANT l’exécution du chantier. Tous les suppléments successifs de 2 semaines en 2 ​semaines seront identifiés par rapport à cette version.
Exécution des suppléments
​IMPORTANT : Les suppléments ne peuvent en aucun cas retarder la levée des remarques de fin de chantier. La priorité est à la clôture du chantier initialement ​prévu dans les délais. Les suppléments ayant un impact sur la date de fin seront donc mis en œuvre APRES la levée des remarques. De nouvelles dates seront planifiées.
​Pour toute intervention après la fin de chantier, une demande est générée par le chef de projet via AproPlan et transmise au placeur ou sous-traitant. Elle ​reprend
- Le descriptif
- La date d’intervention prévue
- Le placeur/sous-traitant effectue le travail et remplit manuellement la page AproPlan avec
- La date d’intervention effective
- La signature du client (pour travail correctement effectué)
- Les remarques Ă©ventuelles du client ou du placeur/sous-traitant
​Il prend ce document en photo et transmet celle-ci immédiatement au chef de projet.
Facturation
​La facturation des suppléments sera reprise dans la facture de décompte final du chantier si le délai de réalisation de ceux-ci ne dépasse pas max 30 jours après la réception provisoire.
​Dans le cas contraire, les
suppléments feront l’objet d’une facture séparée.